Uskladite svoj sustav upravljanja nesukladnostima

Nesukladnost može nastati iz različitih razloga – zbog (ne)usklađenosti sa zahtjevima kupaca, loših ili nepovoljnih rezultata i trendova praćenja, pregleda, procjene ili audita, neispunjavanja zakonskih ili drugih zahtjeva ili postupaka koji se ne slijede.
Zahtjev 10.2 Upravljanje nesukladnostima propisuje da organizacija procijeni potrebu za radnjama koje će spriječiti ponavljanje nesukladnosti.
Osnova Zahtjeva 8.7 ISO 9001:2015 je sprječavanje nenamjerne isporuke ili upotrebe nesukladnih izlaza (proizvoda i/ili usluga), kontrola i ispravak nesukladnosti, kako bi se spriječila nenamjerna uporaba ili isporuka kupcu.

Zahtjev 8.7 ISO 9001:2015 Kontrola nesukladnih izlaza iz procesa, proizvoda i usluga

Proizvod ili materijal koji je pronađen bez identifikacije ili njegov status kvalitete nije poznat, treba se tretirati kao nesukladni proizvod. Ako je nesukladni proizvod otpremljen kupcu, moraju se poduzeti odgovarajuće mjere kako bi se smanjile posljedice nesukladnosti.
Ovisno o ozbiljnosti i opsegu nesukladnosti, potrebno je razmotriti poduzimanje radnji za uklanjanje nesukladnosti, kao i korektivnih radnji za uklanjanje temeljnih uzroka nesukladnosti.
Nesukladne izlaze moguće je riješiti na sljedeće načine:
• popravkom,
• izdvajanjem, zadržavanjem, povratom ili suspenzijom pružanja proizvoda i usluga,
• informiranjem kupca,
• dobivanjem odobrenja za prihvaćanje uz koncesiju.

Zahtjev 10.2  ISO 14001:2015 Upravljanje nesukladnostima

Standard ISO 14001:2015 zahtijeva da poduzeće uspostavi i održava postupke za kontrolu nesukladnosti i korektivne radnje radi ublažavanja posljedica.
Sustav upravljanja okolišem (eng. Environment Management System – EMS) se mijenja kako se mijenja i organizacija. Nakon pronalaska nedostataka sustava, potrebno je primijeniti postupak koji će osigurati da se:
• istražuju problemi koji uključuju neusklađenosti,
• utvrđuju osnovni uzroci,
• identificiraju i provode korektivne mjere i
• korektivne radnje prate i dokumentiraju.

Veća i manja nesukladnost

Veća i manja nesukladnost razlikuju se ovisno o tome o kojoj djelatnosti se radi. U nastavku je nekoliko primjera koji mogu pomoći lakšem razumijevanju ove razlike.

Manje nesukladnosti koje ne utječu ozbiljno na učinkovitost EMS

Organizacija ima propisane postupke, ali tijekom audita otkriveno je da jedna osoba to ne koristi ispravno ili uopće ne koristi. Ovo se može tretirati kao manja nesukladnost.
Kako bi dokazala da se održavaju strojevi, organizacija vodi evidenciju održavanja. To se kontinuirano radi, ali jedan ili dva slučaja nisu evidentirana. Postupak postoji, ali utvrđeno je da nije točan i treba ga izmijeniti kako bi se osiguralo da se postupak može točno pratiti. Ovo je također manja nesukladnost.

Veće nesukladnosti koje ozbiljno narušavaju učinkovitost EMS

Organizacija nije poštivala niti primijenila zahtjev norme ISO 14001: 2015. Nema dokaza o korektivnim radnjama, nedostaju procedure.
Manje i veće nesukladnosti tretiraju se različito. Neki manji slučajevi mogu se popraviti i na licu mjesta. Međutim, dobra je praksa koristiti svoj uspostavljeni postupak korektivnih radnji kako bi se osiguralo tretiranje nesukladnosti na ispravan način, u smislu analize temeljnih uzroka, praćenja i sprječavanja ponovne pojave.

Dokumentirana informacija – postupak Upravljanje nesukladnostima i korektivne radnje

Sljedeći kontrolni zahtjevi su osnova za upravljanje nesukladnostima:

a) Prepoznajte otkrivene nesukladnosti koje se odnose na vaše proizvode, procese upravljanja kvalitetom, resurse, dobavljače, proizvod koji se isporučuje kupcima, pritužbe kupaca, troškove izvješća o kvaliteti i izvješća o pogreškama, uključujući utjecaj na okoliš.

b) Definirajte svoj postupak identificiranja nesukladnosti i razmislite o korištenju odgovarajućih alata za rješavanje problema kako biste utvrdili temeljni uzrok nesukladnosti.

c) Radnje poduzete za uklanjanje uzroka nesukladnosti moraju proizaći iz vaše aktivnosti rješavanja problema. Mogu uključivati ​​promjene proizvoda, procesa, resursa, dokumentacije, kontrola itd. Ili bilo koju njihovu kombinaciju. Provedite naknadne testove kako biste utvrdili jesu li ove radnje doista uklonile uzrok nesukladnosti i spriječile ponovni nastanak. O tim radnjama i daljnjim aktivnostima potrebno je voditi odgovarajuću evidenciju. Morate kontinuirano nadzirati svoje evidencije korektivnih radnji, radi ponovnog pojavljivanja nesukladnosti na kojima ste poduzeli korektivne mjere. Ako ste otkrili da se problem ponovno pojavio, možda je vaša analiza osnovnog uzroka bila netočna ili nepotpuna.

Najviše poslovodstvo i menadžer kvalitete trebali bi, kroz savjetovanje s osobljem iz svakog radnog područja, utvrditi ono što se smatra usklađenim, mogućnošću za poboljšanja ili manjom ili većom nesukladnošću. Na temelju poznatih razina rizika, korektivne mjere treba definirati, provesti i dokumentirati te definirati rokove i odgovorne osobe.

Definicije i interno rješavanje nesukladnosti:

Pitanja na internom auditu

Kada se dogodi bilo kakva nesukladnost (uključujući pritužbe), kako organizacija poduzima mjere kako bi je kontrolirala i ispravila te riješila posljedice?
Kada se dogodi bilo koja nesukladnost (uključujući pritužbe), ocjenjuje li organizacija potrebu za djelovanjem kako bi se uklonili uzroci nesukladnosti?
Kako organizacija pregledava i analizira nesukladnost?
Kako organizacija utvrđuje uzroke nesukladnosti?
Kako organizacija utvrđuje da slična nesukladnost postoji ili bi se mogla dogoditi?
Kako organizacija provodi bilo koju potrebnu akciju?
Kako organizacija pregledava učinkovitost poduzetih korektivnih radnji?
Kako organizacija ažurira rizik i mogućnosti utvrđene tijekom planiranja ako je potrebno?
Je li organizacija izmijenila sustav upravljanja kvalitetom ako je potrebno?
Pokažite koliko su korektivne radnje bile primjerene učincima nesukladnosti?
Koje dokumentirane informacije možete pokazati kao dokaz o prirodi nesukladnosti i naknadnim poduzetim radnjama te rezultatima bilo kakvih korektivnih radnji?

Primjer 8D Report – Zahtjev 8.7 ISO 9001:2015