Uskladite upravljanje resursima s ciljevima poboljšavanja QMS

Najbolji razlog za integriranje upravljanja resursima u vaš sustav je bolja spoznaja prednosti koje se pojavljuju kada analizirate prikupljene podatke kao dio sustava upravljanja kvalitetom (QMS). Sustav upravljanja kvalitetom ISO 9001 razvijen je tako da koristi prikupljene podatke za unošenje potrebnih promjena za poboljšanje pojedinih procesa, a pritom za poboljšanje učinkovitosti sustava u cjelini. Jedini način da se to dogodi je da se usklade ciljevi QMS-a s dodjeljenim resursima koji se navode u zahtjevu 7.1 Resursi. Tek tada se mogu dogoditi najbolja poboljšanja.

Osiguravanje odgovarajućih resursa za vaš QMS uključuje tri opća koraka:
– prepoznavanje potreba za resursima;
– priprema proračuna koji će odgovarati na potrebe i
– praćenje troškova QMS-a kontinuirano kako bi se osiguralo da resursi i dalje odražavaju trenutne potrebe.

Važnost resursa tvrtke

Prema ISO 9001:2015  zahtijeva se da odredite prirodu i dostupnost takvih resursa. To se obično radi planiranjem poslovanja i kvalitete. Imati odgovarajuće resurse od vitalnog je značaja za osiguravanje sukladnosti proizvoda ili ispunjavanje zahtjeva kupaca – npr. posjedovanje odgovarajućeg osoblja, materijala i opreme kako bi se osigurala pravodobna proizvodnja i isporuka proizvoda. Koristite poslovno planiranje (zahtjev 5.1.1), planiranje upravljanja kvalitetom (zahtjev 6.2.2), planiranje QMS procesa (zahtjev 4.4), kao i za vrijeme planiranja bilo koje promjene u QMS-u (zahtjev 6.3), za prepoznavanje i utvrđivanje prirode resursa potrebe QMS-a svaki postupak i plan njegove dostupnosti. Stvarna količina potrebnih resursa može varirati iz dana u dan i s vremenom. To je jedan od razloga zašto vrhunsko rukovodstvo mora redovito pregledavati rad QMS-a (zahtjev 9.3.3).

Zadovoljenje zahtjeva 7.1 Resursi prema ISO 9001:2015 – primjer dokumentiranih informacija

Zahtjev 7.1 ne obvezuje na bilo koju vrstu predviđanja ili dokumentiranja resursa (iznimka je 7.1.5 koji mora biti dokumentiran). Jednostavno zahtijeva da se osiguraju resursi i Vi se možete slobodno pozabaviti tim pitanjem na bilo koji način koji najbolje odgovara vašoj situaciji.

Auditori bi trebali provjeriti jesu li resursi potrebni za primjenu, održavanje i poboljšanje sustava upravljanja kvalitetom adekvatno upravljani. To znači da odgovarajuća sredstva moraju biti identificirana, planirana, učinjena dostupnim, korištena, nadzirana i mijenjana prema potrebi organizacije, na način koji je u skladu s ciljevima kao i doprinos usklađenosti sa zahtjevima za proizvod ili uslugu. Kako bi se provjerilo da li su prikladni procesi uspostavljeni, može se provjeriti tijekom internog audita u vidu intervjua s najvišim poslovodstvom i ostalim odgovornim osobljem. Dokazi se mogu dobiti u različitim fazama audita – pregledom ulaznih podataka upravine ocjene, performansi procesa i rezultata (izlazni podaci upravine ocjene). Važno je utvrditi da li  je organizacija ocijenila prošli i sadašnji učinak (npr. koristeći analizu troškova, procjenu rizika) prilikom odlučivanja koja će se sredstva dodijeliti.

Da bi lakše zadovoljili zahtjeve kupaca i vanjskih zainteresiranih strana možete kreirati slijedeće dokumentirane informacije: